第三方物流信息系統運行管理的內容

(1)曰常工作

1)數據的收集。

例如，在庫存管理工作中，對于進貨、出貨的業務處理，每天的業務都應該及時、準確地收集起來并錄入計算機。這里的任務包括三項：數據收集、數據校驗數據錄人。收集工作常常是由分散在各行業務部門的業務管理人員進行的。因此，其組織工作往往是比較難以進行的。然而，如果這一工作不做好，整個系統的工作就會建立在“沙灘”上的。系統主管人員應該努力通過各種方法提高這些人員的技術水平和工作責任感，對他們的工作進行評價、指導和幫助，以便提高所收集數據的質量，為系統有效的工作打下堅實的基礎。

2)數據校驗的工作。

在較小的系統中，數據校驗的工作往往是由系統主管人員自己來完成的。在較大的系統中，一般需要設置專職人員來完成這一任務，國外稱其為數據控制人員。需要指出的是，對于擔負數據校驗工作的人員，對其業務要求是比較高的。因為，對于信息系統來說，最重要的資源數據，一切硬件、軟件及其他資源，都是為了保證數據的及時、完整及準確，整個系統的效率或對外的形象都依賴于它所保存的數據。無論多先進的硬件設備，無論多么完善的加工功能，如果沒有及時、完整、準確的數據，都不能發揮實際的效益。我們的許多系統，正是在這一點上重視不夠，形成了“進去的是垃圾，出來的還是垃圾”的局面。這種情況不但使系統無法實際使用，而且使用戶對系統喪失信心，給計算機應用的推廣造成了很不好的影響。而保證數據的及時、準確和完整，并不只是計算機技術本身的問題，而是與具體業務緊密聯系的。在數據由手工處理方式轉變到計算機處理的過程中，要把好關是不容易的。一方面，校驗者必須對系統所處理的業務有足夠的了解，許多數據的正確或錯誤是不能只從數據本身字面上來判斷的，往往需要對數據的邏輯含義加以理解，甚至需要相當的實踐經驗。對于系統所處理的業務一無所知是不可能做好校驗工作的。另一方面，從事校驗工作的人，又必須對計算機系統對數據的要求（包括格式、范圍、平衡關系等）有確切的了解。一般地說，對于計算機處理的要求、長處、弱點，要有比較清楚的認識。因此，無論是由系統主管人員自己擔負這一工作，還是由專職人員來校驗，都必須給予足夠的重視。當然，我們可以通過提高數據收集人員的業務水平，來減輕數據校驗工作的負擔。然而，單靠這方面工作是不行的。如前所述，數據收集人員一般來說是業務人員，并且在行政上也不屬于信息處理的專職部門。因此，數據校驗這種“數

據把關”的工作是不可缺少的。

3)錄人工作。

錄人工作的要求是迅速與準確。錄人人員的責任在于把經過校驗的數據送入計算機，他們應嚴格地把收到的數據及時準確地錄人計算機系統，一般來說，錄入的數據是記載在某種磁性介質上（如磁盤、磁帶)。他們并不對數據在邏輯上、具體業務中的含義進行考慮與承擔責任，這一責任是由校驗人員承擔的，錄人人員只需要保證送人計算機的數據與紙面上的數據嚴格一致一這是由錄人人員與校驗人員的職責來決定的。因此，不能由錄人人員代替校驗人員。當然，這兩項工作也是截然分開的。某些校驗工作是在錄人之前完成的。例如，某些顯而易見的超出合理范圍的數據，應在錄人之前排除，同時需要大量準備好的程序來檢驗錄人工作的質量。在許多系統中，為了保證重要數據的安全，常常在錄人或更新數據時，先把新錄入的數據庫放在臨時的工作文件之中，而不讓錄人人員直接接觸重要數據文件本身。待檢驗確認無誤后，再由系統管理人員或負責數據檢驗的人員運行專門的程序，存人數據或進行更新。總之，必須由系統管理人員本身或比較熟悉系統的專職人員把關，以確保系統的安全。這方面的工作，局外人并不直接了解，然而，卻是整個系統有效工作的基礎。它看起來很瑣碎、很單調，然而卻非常重要。

(2)系統運行情況的記錄

在完成上述各項日常管理工作的同時，應該對系統的工作情況進行詳細的記錄。這個問題常常容易被忽略，因此，我們在這里作進一步的強調和說明。系統的運行情況如何，是對系統管理、評價十分重要且十分寶貴的資料。人們對于信息系統的專門研究，還只是剛剛開始，許多問題都處于探討之中。即使從某一部門某一單位來說，也需要從實踐中摸索和總結經驗，把信息處理工作的水平進一步提高。而不少單位卻缺乏系統運行情況的基本數據，只停留在一般印象上，無法對系統運行情況進行科學的分析和合理的判斷，難以進一步提高信息系統的工作水平，這是十分可惜的。信息系統的主管人員應該從系統運行的一開始就注意積累系統運行情況的詳細資料。

在信息系統的運行過程中，需要收集和積累的資料包括以下幾個方面：

1)有關工作數量的信息。

例如，開機的時間，每天、每周、每月提供的報表的數量，每天、每周、每月錄人的數據的數量，系統中積累的數據量，修改程序的數量，數據使用的頻率，滿足用戶臨時要求的數量，等等。這些數據反映了系統的工作負擔及所提供的信息服務的規模。這是反映計算機應用系統功能的最基本的數據。

2)工作的效率。

即系統為了完成所規定的工作，占用了多少人力、物力及時間。例如，完成一次年度報表的編制，用了多長時間、多少人力。又如，使用者提出一個臨時的查詢要求，系統花費了多長時間才給出使用者所要的數據。此外，還有系統在曰常運行中理性操作所花費的人力是多少、消耗性材料的使用情況如何，等等。隨著經濟體制的改革，各級領導越來越多地注意經營管理。任何新技術的采用，如果不注意經濟效益，是不可能得到廣泛應用的。

3)系統所提供的信息服務的質量。

信息服務和其他服務一樣，不能只看數量，不看質量。如果一個信息系統生成的報表并不是管理工作所需要的，管理人員使用起來也并不方便，那么這樣的報表生成得再多再快也是沒有意義的。同樣，使用者對于提供的方式是否滿意、所提供信息的精確程度是否符合要求、信息提供得是否及時、臨時提出的信息需求能否得到滿足，等等，也在信息服務的質量范圍之內。

4)系統的維護修改情況。

系統中的數據、軟件和硬件都有一定的更新、維護和檢修的工作規程。這些工作都要有詳細的及時的記載，包括維護工作的內容、情況、時間、執行人員等。這不僅是為了保證系統的安全和正常運行，而且有利于系統的評價及進一步擴充。

5)系統的故障情況。

無論故障大小，都應該及時地記錄以下這些情況：故障的發生時間、原因分析。這里要注意的是，我們所說的故障不僅是計算機本身的故障，而是整個信息系統的故障。同樣，收集來的原始數據有錯，這也不是計算機信息系統故障，然而這些錯誤的類型、數量等統計數據是非常有用的資料，其中包含了許多有益的信息，對于整個系統的擴充與發展具有重要的意義。